Z końcem września upłynął nieoficjalny termin przejściowy wyznaczony przez Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych na dostosowanie systemów monitoringu wizyjnego w firmach do nowych przepisów RODO oraz ustaw szczegółowych,takich jak Kodeks pracy. W szczególności dotyczy, m.in. o szczegółowego opisania – w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy – celów, zakresu oraz sposobu zastosowania monitoringu w danej firmie.

W najbliższym czasie UODO będzie przeprowadzać kontrole w tym zakresie. Rekomendujemy dokonanie weryfikacji zakresu i sposobu wykorzystywania monitoringu wizyjnego w Państwa firmach.

Urząd będzie najprawdopodobniej chciał sprawdzić następujące kwestie dotyczące prawidłowości w stosowaniu monitoringu w firmach i instytucjach:

• Czy monitoring jest niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę?
• Czy nie narusza prywatności pracowników i innych osób. Monitoring nie może zatem obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego w punkcie 1 i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób?
• Czy nagrania z monitoringu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i czy przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania (o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej), a więc także to czy i jak niszczone są po tym okresie nagrania zebrane w wyniku stosowania monitoringu zawierające dane osobowe?
• Czy zasady cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu został uzgodniony w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy? Dodatkowo sprawdzane będzie czy pracodawca przekazał pracownikom informację o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. przez rozesłanie maila do wszystkich pracowników lub wywieszenie informacji na tablicach ogłoszeń), a także czy przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazał mu na piśmie informację?
• Czy pracodawca oznaczył pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków graficznych lub ogłoszeń dźwiękowych?

Podobne zasady powinny być stosowane w odniesieniu do monitoringu wizyjnego, stosowanego w miejscach obsługi klientów – w sklepach, biurach obsługi i innych tego typu miejscach.

W razie jakichkolwiek pytań jesteśmy do Państwa dyspozycji.