Newsroom

Newsroom / Alert Prawny: Działalność organów spółki z o. o. w czasie epidemii

Alert Prawny: Działalność organów spółki z o. o. w czasie epidemii


24.03.2020

Alert Prawny: Działalność organów spółki z o. o. w czasie epidemii

Działalność zarządów i rad nadzorczych

Kodeks spółek handlowych nie zawiera żadnych regulacji dotyczących odbywania posiedzeń zarządów przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (telekonferencje, videokonferencje, komunikatory typu Skype, WhatsApp czy Signal etc.) lub trybu pisemnego. Dlatego też, tego rodzaju kwestie mogą być rozstrzygane wyłącznie w umowie spółki albo w regulaminie zarządu.

Jeżeli żaden dokument nie precyzuje takich możliwości, pojawia się problem czy i jak wprowadzić możliwość odbywania posiedzeń zarządu na odległość. Podejmowanie uchwał na odległość, bez odpowiedniej regulacji może rodzić ryzyko sporów.

Rozwiązaniem problemu może być podjęcie przez właściwy organ jednomyślnej uchwały o wprowadzeniu do regulaminu zarządu postanowień co do możliwości podejmowania uchwał zarządu poza posiedzeniem czy nawet przeprowadzania posiedzeń na odległość.

Jeśli w spółce z o.o. funkcjonuje rada nadzorcza, możliwość głosowania w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość jest dopuszczalna tylko w przypadku, gdy umowa spółki tak stanowi

Działalność zgromadzeń wspólników

Zasadą jest, że wspólnicy spółki z o.o. działają w ramach zgromadzeń. Umowa spółki może też dopuszczać udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, co obejmuje w szczególności:

  • transmisję obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym;
  • dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników;
  • wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.

Jeśli jednak spółka nie posiada stosownych postanowień w umowie, konieczna będzie zmiana umowy spółki, co z uwagi na sytuację epidemiczną może okazać się niemożliwe (konieczność odbycia zgromadzenia przed notariuszem oraz rejestracji zmiany umowy w KRS).

Wyjątkiem od zasady działania wspólników na zgromadzeniu jest ustanowiona zgodnie z art. 227 § 2 KSH możliwość powzięcia uchwały, bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne.

Podjęcie uchwały poza zgromadzeniem jest wyłączone w dwóch przypadkach: co do uchwał, dla których podjęcia przepisy ustawy wymagają zwołania zgromadzenia wspólników; oraz (ii)co do uchwał, dla których podjęcia wymagane jest głosowanie tajne.

Skutkiem tego jest konieczność podejmowania przez zgromadzenie wspólników uchwał:

  • w sprawie dalszego istnienia spółki w sytuacji, gdy bilans sporządzony przez zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego;
  • w celu zatwierdzenia sprawozdania likwidacyjnego;
  • w celu powzięcia uchwały o połączeniu, podziału czy przekształceniu spółki;
  • w sprawie wyborów oraz nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki lub likwidatorów, o pociągnięcie ich do odpowiedzialności, jak również w sprawach osobowych (głosowanie tajne).

Zwyczajne zgromadzenia wspólników powinny odbyć się w terminie 6 miesięcy od zamknięcia roku obrotowego (czyli najczęściej: do 30 czerwca roku następnego). Kluczowe jest, by  rozstrzygnąć na nich następujące sprawy:

  • rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy;
  • powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli zgodnie z art. 191 § 2 KSH sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników;
  • udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.

Co zrobić, jeśli wspólnicy, z uwagi na sytuację epidemiczną, obawiają się spotkania w szerszym gronie? Wówczas dopuszczalne jest podjęcie uchwał w sprawach:

  • zatwierdzenia sprawozdania finansowego oraz
  • podziału zysku również w trybie pisemnym.

Nie można jednak podjąć w takim trybie uchwał w sprawie udzielenia członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków. Jeśli wspólnicy zdecydują się podjąć część uchwał w trybie pisemnym, można będzie odbyć zwyczajne zgromadzenie wspólników później (nawet w skrajnych wypadkach po terminie) lub uchwałę o udzieleniu absolutorium będzie można podjąć na kolejnym zwyczajnym zgromadzeniu wspólników.

Wyłączona jest również możliwość podjęcia w trybie pisemnym uchwał w sprawie przedłużenia kadencji członków zarządu, jeśli mandat takich członków wygasł w związku z zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji przez członka zarządu.

Dla prawidłowego funkcjonowania spółki może okazać się więc konieczne odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników (nawet po terminie). Pamiętać bowiem należy, że działanie członka zarządu, któremu wygasł mandat może skutkować nieważnością (w przypadku jednostronnych czynności) lub koniecznością dodatkowego potwierdzenia przez spółkę (w przypadku umów).

Powyższe zasady nie dotyczą oczywiście spółek jednoosobowych, w których jedyny wspólnik może podejmować uchwały bez ww. ograniczeń.

1. Prace legislacyjne

Obecnie toczą się prace legislacyjne w zakresie nowelizacji KSH. Planowane zmiany mają spowodować likwidację powyżej opisanych ograniczeń organów w zakresie korzystania ze środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość czy trybu pisemnego i podejmowania w tych trybach decyzji.

Zamiany powinny w szczególności uelastycznić funkcjonowanie zgromadzeń wspólników. Warto jednak pamiętać o tym, że korzystanie ze środków bezpośredniego porozumiewania na odległość nie może naruszać podstawowych zasad odbywania zgromadzeń (np. prawa do tajności głosowania). Dlatego niezależnie od zmian w przepisach, spółki będą musiały poradzić sobie z kwestiami organizacyjnymi, takimi jak sposób uczestniczenia w zgromadzeniach czy wykonywanie prawa głosu. Problemy te można rozwiązać np. za pomocą regulaminu odbywania zgromadzeń w formie elektronicznej. Taka regulacja powinna opierać się na zasadach określonych w KSH, jednakże regulamin będzie raczej dokumentem określającym techniczne rozwiązania i zasady udziału w zgromadzeniach. Konieczne może okazać się w takim przypadku współdziałanie kancelarii prawnych oraz sektora IT.

Gdyby potrzebowali Państwo bieżącej pomocy w dokonywaniu czynności korporacyjnych, służymy naszym wsparciem.

 

Kontakt:

Elva dressed as a fairy Facebook icon LinkedIn icon