W wyniku nowelizacji przepisów ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym („Ustawa”), obowiązującej od 15 marca b.r. (pisaliśmy o niej 15 marca b.r. w Aktualnościach), przedsiębiorcy mogą składać sprawozdania finansowe w dotychczasowej formie tj. dokumentu papierowego tylko do 30 września b.r. Od 15 marca 2018 r. bowiem Krajowy Rejestr Sądowy uruchomił usługę „Repozytorium Dokumentów Finansowych” („Repozytorium”), za pomocą której można bezpłatnie złożyć sprawozdania finansowe i inne dokumenty do ww. Repozytorium, a także zgłosić informację o braku obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego w formie elektronicznej.

Od 15 marca b.r. (za wyjątkiem dokumentacji finansowej za rok 2017) wszystkie dokumenty finansowe muszą być składane wyłącznie w formie elektronicznej, natomiast sporządzenie dokumentów w formie elektronicznej wymaga podpisania ich kwalifikowanym podpisem lub zaufanym profilem ePUAP. 

Jedynie do 30 września b.r. sprawozdania finansowe za rok 2017 można przekazać w formie skanu (PDF) opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną,  wpisaną jako członek organu uprawnionego do reprezentacji, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk lub likwidator. Zakończy się zatem przyjmowanie sprawozdań finansowych w formie dokumentów papierowych.

Tak jak wskazano powyżej, wyjątek stanowią dokumenty obejmujące rok 2017. Jednak wiele spółek ma opóźnienia i nie zdążyło złożyć sprawozdań finansowych za rok 2017. Szczególnie dotyczy to spółek, w których zarządach nie zasiadają członkowie posiadający numer PESEL. Podczas gdy, 1 października 2018 r. wchodzą w życie kolejne zmiany wprowadzone tą samą nowelizacją. Na jej podstawie, zarząd będzie zobowiązany zarówno sporządzać, jak i składać sprawozdania w formie elektronicznej. Sprawozdania będą musiały być sporządzane według wzoru przygotowanego przez Ministerstwo Finansów. Ponadto, z praktycznego punktu widzenia wszyscy członkowie zarządu spółki oraz osoba upoważniona do prowadzenia ksiąg rachunkowych, będą musieli posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny lub zaufany profil ePUAP, w celu wypełnienia obowiązku złożenia podpisu pod sprawozdaniem. Zmiany te wprowadzają ułatwienia, ponieważ znoszą obowiązek odrębnego składania sprawozdań finansowych do organów podatkowych. Dokumenty złożone do KRS, będą automatycznie przesyłane do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych, który umożliwia ich pobieranie przez urzędy skarbowe.

Od 1 października b.r. w życie wchodzą także zmiany ustawy o biegłych rewidentach. Na ich podstawie, również biegli rewidenci oraz firmy audytorskie będą wydawać obligatoryjnie opinie w formie elektronicznej.

Większość spółek, które zdążyły już złożyć sprawozdania finansowe w dotychczasowej formie w KRS, powyższe zmiany zastosuje w praktyce dopiero w przyszłym roku, przy sporządzaniu sprawozdania finansowego za 2018 r. Większe obawy odnośnie zmienionych przepisów mogą mieć spółki, które nie zdąża złożyć sprawozdań finansowych do 30 września. Spółki te będą musiały ponownie sporządzić sprawozdania finansowe za 2017 r. ale już według nowych przepisów.