Elektronizacja procesu wymiany korespondencji trwa. Od początku lutego 2023 podmioty niepubliczne mogą już korzystać z nowej usługi Q-Doręczeń oferowanej przez Pocztę Polską w ramach rejestrowanych doręczeń elektronicznych.

Jak dotąd elektroniczna wymiana korespondencji możliwa była jedynie w komunikacji z podmiotami publicznymi. Usługa Q-Doręczeń została stworzona w celu umożliwienia komunikacji również pomiędzy podmiotami niepublicznymi, między innymi osobami fizycznymi, przedsiębiorcami, spółkami czy stowarzyszeniami.

Q-Doręczenie stanowi uzupełnienie panelu usług dostępnych w ramach Publicznej Usługi Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE), z której mogą korzystać posiadacze Adresu Doręczeń Elektronicznych (ADE). Po aktywacji usługi w profilu utworzona zostanie Skrzynka Doręczeń Kwalifikowanych (SDK) umożliwiająca komunikowanie się z innymi posiadaczami ADE.

Korzystanie z udostępnionej przez Pocztę Polską usługi daje gwarancję prawidłowego ustalenia tożsamości odbiorcy, dzięki korzystaniu z zarządzanej przez ministra właściwego ds. informatyzacji bazy adresów elektronicznych i stosowaniu środków identyfikacji elektronicznej odbiorców.

Proces tworzenia wiadomości jest intuicyjny, wysyłkę opłacimy za pomocą karty płatniczej lub bramki płatności online. Adresat przesyłki otrzymuje powiadomienie na wskazany adres e-mail, o czekającej na niego korespondencja do akceptacji lub odrzucenia w SDK. Wiadomość wraz z dowodami można pobrać na własny dysk. Usługa Q-Doręczenia zapewnia bezpieczeństwo i integralność przesyłki, dowody i zdarzenia z nią związane opatrzone są kwalifikowanym znacznikiem czasu oraz zabezpieczone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną dostawcy.

SWOT – Q-Doręczenia skuteczniejsze niż e-mail

MOCNE STRONY:

• możliwość skorzystania z usługi przez każdy podmiot niepubliczny (osoby fizyczne, przedsiębiorcy, spółki, stowarzyszenia);
• bezpieczna wymiana korespondencji;
• łatwy sposób tworzenia korespondencji wraz z załącznikami;
• prosty dostęp do dowodów nadania i odbioru;
• oszczędność czasu i wygoda w kontakcie;
• umożliwienie kontaktu również pomiędzy podmiotami niepublicznymi;
• pewność tożsamości odbiorcy.

SŁABE STRONY:

• możliwość kontaktu wyłącznie z podmiotami posiadającymi Adres Doręczeń Elektronicznych (ADE);
• ograniczona pojemność skrzynki;
• pojedyncza przesyłka nie może być większa niż 10 MB;
• przesyłka dostępna jest do pobrania przez określoną przez nadawcę liczbę dni, po tym czasie jest usuwana.

SZANSE:

• przechowywanie korespondencji w jednym miejscu;
• ograniczenie ryzyka otrzymania fałszywej korespondencji;
• pełna elektronizacja procesu wymiany i przechowywania korespondencji;
• kwalifikowana skrzynka doręczeń bez reklam i spamu.

ZAGROŻENIA:

• centralizacja usługi przechowywania i wymiany korespondencji;
• obecnie brak możliwości uzyskania dodatkowego miejsca w skrzynce – konieczność usunięcia wcześniejszej korespondencji, brak możliwości jej archiwizacji w systemie;
• dowody takie jak potwierdzenie nadania lub odbioru korespondencji przechowywane i udostępniane są na żądanie jedynie przez 36 miesięcy od dnia ich wystawienia.